Funcionalidades del sistema PH360
Todo lo que necesita para administrar su conjunto en un solo lugar: cartera, contabilidad, nómina integrada, asambleas y portal del residente — con menos Excel y más control operativo.
Implementación personalizada · Soporte directo · Especializado en Colombia
Asambleas de copropiedad
El módulo de Asambleas centraliza la convocatoria y el desarrollo de la asamblea de copropietarios: registro de asistencia, verificación de quórum y votaciones ponderadas según el coeficiente de copropiedad de cada unidad, alineado a la forma en que la administración y el consejo llevan las decisiones del conjunto.
Reduce el trabajo en hojas de cálculo y actas dispersas: la información de unidades y residentes se conecta con el proceso de asamblea, para que el seguimiento sea trazable y coherente con la administración de la copropiedad en Colombia.
Gestión financiera
PH360 centraliza todos los ingresos y gastos de la copropiedad. Registre ingresos por cuotas de administración, otros ingresos (parqueaderos, multas, etc.) y gastos por rubros configurables. La conciliación bancaria permite cruzar movimientos de la cuenta de la copropiedad con los registros del sistema. Puede definir cuentas bancarias, flujo de caja proyectado y reportes de ejecución presupuestal (presupuesto vs. real). Los pagos de cuotas se registran con fecha, valor y forma de pago, y se reflejan automáticamente en cartera y contabilidad.
Gestión de unidades
Configure las unidades de la copropiedad (apartamentos, locales, parqueaderos, etc.) con su coeficiente de copropiedad según el reglamento. El sistema soporta múltiples tipos de unidad y múltiples copropiedades (multi-tenant) para administradores que manejan varios conjuntos. Desde aquí se asignan residentes, se generan cuotas y se consulta el historial por unidad.
Gestión administrativa y residentes
Registre propietarios y residentes por unidad: datos de contacto, documento de identidad, correo, teléfono, vehículos y mascotas si aplica. Mantenga un historial de ocupación y documentos digitalizados. La gestión administrativa incluye comunicación masiva por correo, generación de estados de cuenta y envío de recordatorios de pago. Todo pensado para que el administrador tenga la información a mano para el consejo y la asamblea.
Cuotas de administración (Ley 675)
Generación masiva de cuotas de administración según los coeficientes y la periodicidad definida (mensual, bimestral, etc.). Soporte para cuotas fijas o proporcionales, cuotas extraordinarias y descuentos. Los intereses moratorios son configurables por la junta (porcentaje y base de cálculo). Pagos múltiples: el residente puede pagar una o varias cuotas en un solo abono; el sistema aplica los pagos y actualiza saldos. Gestión de deudas con vista por unidad y por antigüedad.
Nómina integrada
Liquide conserjes, vigilancia, aseo y personal administrativo del conjunto desde la misma plataforma que usa para cartera y contabilidad. Periodos quincenales o mensuales, seguridad social, provisiones, desprendibles y precontabilización al cerrar — sin exportar planillas a otro sistema.
Contabilidad
Contabilidad automática: cada movimiento de ingresos, gastos y pagos de cuotas genera los asientos contables correspondientes. Libro auxiliar, balance general y estado de resultados (P&G) se mantienen al día. Plan de cuentas configurable, conciliación bancaria integrada e informes para revisoría fiscal. Los presupuestos Ley 675 y su ejecución también se reflejan en la contabilidad, facilitando el cierre y la presentación de estados financieros en asamblea.
Presupuestos
Elaboración del presupuesto anual de la copropiedad por rubros de ingresos y gastos, alineado con la Ley 675. Ejecución presupuestal en tiempo real: compare lo presupuestado vs. lo ejecutado y reciba alertas de desviación. Soporte para fondo de reserva y presupuestos extraordinarios. Los reportes de ejecución son útiles para el consejo y la asamblea de copropietarios.
Reportes financieros
Reportes listos para usar: estado de cartera general, estado de cuenta por unidad, ejecución presupuestal, ingresos mensuales, flujo de caja, balance y P&G. Exportación a Excel y PDF. Certificados de deuda y reportes de retenciones. Todo lo que el administrador y el revisor fiscal necesitan para el seguimiento y la toma de decisiones.
Paz y salvo automático
Generación de paz y salvo según el estado de cartera de la unidad: si está al día, se emite el documento listo para descargar o imprimir. Evite el trabajo manual y los errores; el criterio es claro y auditable.
Recibos de cobro
Cada pago de cuota genera un recibo de cobro con detalle de cuotas pagadas, valores y saldo. Recibos profesionales en PDF para entregar al propietario o residente. Comprobantes que respaldan los ingresos de la copropiedad y la cartera del deudor.
Retenciones automáticas
Cálculo automático de retenciones en la fuente sobre pagos a terceros (honorarios, arrendamientos, etc.) según la normativa colombiana. Reportes de retenciones para presentación ante la DIAN y para la contabilidad. Integrado con el módulo de gastos e ingresos para que no tenga que llevar registros en paralelo.
Facturación electrónica DIAN
Integración con la DIAN para emisión de factura electrónica y documentos soporte. Las copropiedades que deban facturar (por ejemplo, por arrendamiento de zonas comunes o servicios) pueden hacerlo desde PH360 con numeración autorizada y envío a la DIAN. Los documentos quedan almacenados y vinculados a la contabilidad.
Gestión de parqueaderos
Gestión de parqueaderos: asignación de cupos por unidad o por residente, registro de visitantes y control de ingresos por parqueadero. Incluye mini POS para cobro en caja (entrada/salida) y caja diaria de parqueadero con reportes. Ideal para conjuntos con parqueaderos de visitantes o con ingresos por hora.
Portal del residente
Portal para que propietarios y residentes consulten estado de cuenta con acceso seguro (documento + código al correo). Ven cuotas pendientes, historial de pagos y descargan recibos y paz y salvos. Si la copropiedad habilita pagos en línea, pueden abonar por PSE, tarjeta o la pasarela configurada; también convive con transferencias y consignaciones bancarias. Disponible 24/7 en web y app Android.